Préparer ses communications pour les fêtes : astuces pour rester efficace même en période chargée

Glomero

Publié le 25 novembre 2025

Les périodes de fêtes sont souvent synonymes de bureaux moins fréquentés, d’horaires décalés et d’un afflux de communications à gérer. Pour éviter que vos clients et collaborateurs se sentent oubliés, il est essentiel de préparer vos communications en avance.

Voici comment optimiser votre système de téléphonie IP pour rester professionnel, réactif et organisé pendant les fêtes.

1. Configurez des messages d’accueil et automatiques

Un message d’accueil clair permet d’informer vos clients dès le début :

Horaires spéciaux pour les fêtes

Personnes disponibles et dates de retour

Alternatives pour obtenir rapidement de l’aide

Les messages automatiques et préenregistrés garantissent que chaque appel est pris en compte, même si vos équipes ne sont pas toutes sur place.

2. Profitez du routage intelligent des appels

Le routage des appels vous permet de rediriger les communications vers :

Les collègues disponibles

Les numéros de secours ou téléphones mobiles

Des services alternatifs selon l’urgence

Avec ce système, aucun appel important n’est perdu, et vos clients reçoivent toujours l’attention qu’ils méritent

3. Mettez à jour votre boîte vocale

Une boîte vocale adaptée aux fêtes peut faire toute la différence :

Mentionnez les horaires restreints et les délais de réponse

Offrez la possibilité de laisser un message détaillé

Orientez vers un autre contact ou un service d’urgence si nécessaire

Ainsi, vous assurez la continuité du service tout en restant transparent avec vos interlocuteurs.

4. Automatisez ce que vous pouvez

Certaines solutions de téléphonie IP permettent :

L’envoi de SMS automatiques pour confirmer la réception d’un message

La création de tickets automatiques pour suivre chaque demande

La mise à jour de votre CRM en temps réel

Ces automatisations réduisent le risque d’oublis et permettent à vos équipes de se concentrer sur les tâches essentielles.

5. Testez avant la période de congés

Avant de partir en vacances, effectuez un test complet de vos messages, boîtes vocales et routages :

Vérifiez que tous les messages automatiques sont corrects

Testez les redirections vers les bonnes personnes

Confirmez que les notifications et tickets se génèrent correctement

Un petit test en amont permet d’éviter les surprises et d’assurer une expérience fluide pour vos clients.

Conclusion

Préparer vos communications pour les fêtes ne se limite pas à fermer le bureau et activer la messagerie. C’est une opportunité de démontrer votre professionnalisme, d’optimiser votre service client et de rester présent, même à distance.

Avec des outils comme le routage d’appels, les messages automatiques, la boîte vocale et les automatisations intelligentes, vos communications resteront efficaces et vos clients bien informés, peu importe la période de l’année.